La carrera de secretariado ejecutivo es una carrera muy importante, estos profesionales son la mano derecha de los jefes de distintas industrias y compañías, ayudando de esta manera, al desarrollo y buen desempeño de las funciones que se realizan en esta misma. ¿Te gustaría convertirte en un secretario ejecutivo? Entérate más aquí.
¿De qué trata la carrera de secretariado ejecutivo?
Esta carrera trata de brindar apoyo administrativo al ejecutivo de una organización u otro administrador de alto nivel. Esta posición a menudo sirve como el primer punto de contacto para las partes internas y externas que se comunican con un ejecutivo o administrador.
Estos trabajadores deben estar capacitados en muchas tareas y, a menudo, flotan entre varias tareas en un día determinado. Deben poder reservar viajes para su ejecutivo, crear facturas si es necesario, documentar información importante y coordinar cualquier otra tarea de oficina que deba realizarse.
¿Cuánto años dura la carrera de secretariado ejecutivo?
Por lo general, esta carrera suele tener una duración de 3 a 4 años, esto depende del centro de estudios al que desees postular. Verás materias como contabilidad y finanzas, computación, técnicas de administración, entre otros más.
¿Qué hace un secretario ejecutivo?
Un secretario ejecutivo tiene varias funciones, aquí te contamos algunas de ellas:
- Gestiona y administra un calendario complejo de reuniones profesionales, conferencias, citas personales y viajes.
- Responde y transfiere llamadas telefónicas, reenviar mensajes de manera adecuada y dar seguimiento a las consultas.
- Gestiona la correspondencia entrante, incluidos los correos electrónicos, las notas, los faxes y el correo, que a veces requiere un alto nivel de discreción.
- Desarrolla y revisa informes y otros documentos de la industria relevantes para el rol del ejecutivo, a veces involucrando análisis de datos.
- Realización de la contabilidad departamental, creación de facturas y seguimiento del inventario de la oficina.
¿Cómo ser un buen secretario ejecutivo?
Ser un gran multitarea
Habrá ocasiones en las que necesitará pensar con rapidez y completar una serie de tareas a la vez. Aunque pueda ser abrumador, siempre es importante mantener la calma y concentrarse en las tareas que deben completarse. Si puede mantener la calma bajo presión, este puede ser el papel ideal para usted.
Habilidades técnicas
Los secretarios ejecutivos deben poseer habilidades técnicas para usar computadoras y aplicaciones digitales para realizar su trabajo. Algunas habilidades técnicas incluyen investigación en línea, software de resolución de problemas, procesamiento de datos y palabras y gestión de finanzas digitales.
Manejo de la organización
Estos profesionales ejecutivos utilizan las habilidades de organización para archivar documentos con precisión, filtrar la comunicación entrante y saliente y establecer procesos para completar las responsabilidades diarias.
Habilidad comunicativa
Tener habilidades de comunicación significa más que ser un gran conversador. Se debe ser un gran comunicador en general. Ya sea en una conversación cara a cara, en una llamada, por correo electrónico o por mensaje instantáneo, debe poder comunicarse de manera eficiente, coherente y eficaz.
Campo laboral de la carrera de secretariado ejecutivo
Los egresados de esta carrera pueden trabajan en entornos de oficina en la mayoría de las industrias, desde el cuidado de la salud hasta entornos educativos, servicios científicos, gobierno y más.
Algunas secretarias ejecutivas pueden trabajar por cuenta propia, disponibles para contratar como asistentes virtuales que realizan sus funciones desde una oficina en casa.